Privacyreglement Vakantie Komité Heeze (V.K.H.)

1. Inleiding

In dit reglement wordt vastgelegd hoe Stichting Vakantie Komité Heeze (hierna te noemen VKH) omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens. Het VKH hecht grote waarde aan de bescherming van deze gegevens en handelt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Begrippen

Bestuur: de hoofdleiders van het VKH.
Leiders: vrijwilligers die activiteiten begeleiden en organiseren.
Hoofdleiders (bestuur): gekozen door de leiders en bestaande uit een voorzitter, secretaris en penningmeester.
Persoonsgegevens: achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
Stichting: Stichting Vakantie Komité Heeze.
Verwerkersovereenkomst: een overeenkomst tussen de Stichting en externe partijen die persoonsgegevens ontvangen of verwerken, opgesteld waar dit van toepassing is.

3. Persoonsgegevens

3.1 Soort persoonsgegevens

Het VKH bewaart uitsluitend persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van haar werkzaamheden. Dit betreft:

• Voornaam en achternaam

• Adres, postcode en woonplaats

• Geboortedatum

• E-mailadres

• Telefoonnummer

3.2 Verwerking van persoonsgegevens

De persoonsgegevens van alle organen binnen het VKH worden beheerd door de secretaris.

• De secretaris beheert een Excel-bestand waarin de onder 3.1 genoemde gegevens zijn vastgelegd.

• De secretaris verwerkt en actualiseert de gegevens en deelt deze met het bestuur, doorgaans aan het begin van het seizoen.

• Bij wijzigingen tussentijds worden updates per e-mail verstuurd.

• Alle e-mailcorrespondentie naar leiders verloopt via BCC, ook bij het delen van gegevenslijsten.

De gegevens blijven bewaard zolang een persoon leider is bij het VKH.
Met toestemming van oud-leiders kunnen hun gegevens behouden blijven voor uitnodigingen voor feesten, jubilea of reünies.

3.3 Doeleinden van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van:

• Het bijhouden van de administratie van leiders en bestuur.

• Correspondentie binnen de stichting (agenda’s, notulen, uitnodigingen).

• Het plannen van vergaderingen en activiteiten.

• Het samenstellen van commissies.

• Het benaderen van personen die zich hebben aangemeld voor specifieke activiteiten.

4. Aanmelden bij het VKH

4.1 Aanmelden bestuur

Kandidaten voor het bestuur vullen een inschrijfformulier in en sturen dit naar de secretaris.
Met het verzenden van dit formulier gaat men automatisch akkoord met de verwerking en opslag van de persoonsgegevens genoemd onder 3.1.
Het inschrijfformulier is verkrijgbaar via het secretariaat. Het privacyreglement is te vinden op de website.

4.2 Aanmelden leiders

Nieuwe leiders melden zich aan via een inschrijfformulier waarop de persoonsgegevens worden gevraagd.
Met het invullen van dit formulier geeft men toestemming voor verwerking en opslag van deze gegevens.
Het formulier verwijst naar dit privacyreglement op de website.

4.3 Aanmelden activiteiten

De activiteiten van het VKH zijn toegankelijk voor:

• Basisschoolkinderen (groep 3 t/m 8)

• Brugklassers (1e en 2e leerjaar voortgezet onderwijs)

Inschrijving verloopt via een inschrijfformulier dat verspreid wordt op scholen in Heeze of te downloaden is via de website.
Tijdens de dag van de activiteit is inschrijving via een dagkaart mogelijk.

De persoonsgegevens worden verwerkt in een Access-bestand, zodat deelnemersoverzichten kunnen worden opgesteld en deelnemerskaarten kunnen worden gemaakt.
Na afloop van de activiteiten worden alle via de formulieren verkregen persoonsgegevens vernietigd.

5. Externe partijen

Het VKH sluit, indien nodig, een verwerkersovereenkomst met externe partijen die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens van leiders, deelnemers of bezoekers van de website.

6. Foto’s en beeldmateriaal

Tijdens activiteiten kunnen foto’s of video-opnamen worden gemaakt van leiders, deelnemers en bezoekers.
Dit beeldmateriaal kan worden gebruikt voor sfeerverslagen of promotiedoeleinden, zowel via eigen kanalen als via de pers.

Indien u bezwaar heeft tegen publicatie van beeldmateriaal waarop u voorkomt, kunt u dit melden bij het secretariaat van het VKH.
Uw wens zal zoveel mogelijk worden gerespecteerd.

7. Rechten van betrokkenen

U heeft het recht om het VKH te vragen welke persoonsgegevens van u worden verwerkt.
Het VKH reageert binnen vier weken schriftelijk of per e-mail op dit verzoek.

U kunt vervolgens verzoeken om gegevens aan te vullen, te corrigeren of te verwijderen.
Bij vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met het secretariaat.
Komen we er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Datalekken

Bij een (mogelijk) datalek worden leiders, deelnemers en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na ontdekking geïnformeerd.

Wanneer het lek slechts geringe risico’s oplevert voor betrokkenen, hoeft geen melding aan de Autoriteit plaats te vinden (conform art. 33.1 AVG).
In alle andere gevallen worden betrokkenen geïnformeerd en houdt de secretaris hiervan een registratie bij.

9. Communicatie, naleving en toetsing

Om te waarborgen dat alle vrijwilligers op de hoogte zijn van dit privacyreglement:

• Wordt het onderwerp jaarlijks besproken in de algemene vergadering.

• Ontvangen nieuwe leiders het reglement bij aanvang van hun betrokkenheid.

• Wordt het privacybeleid jaarlijks geëvalueerd tijdens de bestuurs- en algemene vergadering, waarbij de volgende punten worden getoetst:

  • Voldoet onze werkwijze nog aan de AVG?

  • Wordt de werkwijze binnen de stichting nageleefd?

  • Zijn er problemen of verbeterpunten?

10. Contact

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken over dit privacyreglement kunt u contact opnemen met:

Stichting Vakantie Komité Heeze (V.K.H.)
📧 E-mail: info@vakantiekomiteheeze.nl
📞 Telefoon: 06 10 93 06 09

Dit document, “Privacyreglement Vakantie Komité Heeze”, is vastgesteld in de Algemene Vergadering van het VKH.